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zoom RSS No24. Q&A集2 「ルーチンワークを少なくできる手法」とは

<<   作成日時 : 2010/03/04 10:56   >>

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仕事の大部分を占めるルーチンワーク。同じことの繰り返しで退屈…
慣れから来るポカミスも多い…そんなお客様からのご質問です。

< お客様からの質問 >

ルーチンワークを少なくできる手法を教えてください

< 回答 >

ルーチンワークは、何度も同じことを繰りかえてして、最初は
「頭で覚える記憶」であった仕事を、「体で覚える記憶」に変えて、
無意識に仕事が出来るようにするやり方です。自転車に乗る方法と同じです。

作業一つ一つについていちいち考えていては仕事のスピードが落ち、
実務上の障害となります。

作業の効率化においては、ルーチンワーク化はとても重要です。

仕事の殆どは、この応用形である、過去の経験を目の前の仕事に当てはめる
「パターン認識」による仕事であると云われています。

しかし、一方で問題も多くあります。

ルーチンワークの良さを活かしながら、そこから抜け出すためには、
如何すれば良いのでしょうか

主な問題点としては、

1.よほど意図的な意識を働かせないと、ルーチンワーク化された
  仕事上での問題を発見することは困難です。
  (ポカミスの多くはルーチンワークで発生しています)

  ⇒ 視点の硬直化

2.ルーチンワーク仕事は失敗が少なく面白みがなくても楽。
  経験がない新たな仕事を怖がる、やりたがらなくなる
  (タコツボ仕事から抜け出さない)

  ⇒ チャレンジ意欲の減退

などが挙げられます。

それぞれ原因と対策が違いますので、各々について説明をします。


< 視点の硬直化を起さないために >

「無意識の中の意識」という力を高める訓練が必要となります。

何か変、どこか変…を感じとる力のことです。

これには、2つの方法があると言われています。

一つめが、体を動かして意識を向けさせる方法です。
(電車の運転士の指差しと同じです)

重要なところは声を出して読む、指指して見るなどの行為をすることによって、
抜け漏れを防ぐ方法です。設計上はチェックの際に有効と言われています。

そしてもう一つ、前提条件をしっかりと理解して仕事をする方法です。

全国どこでも同じ接客をする…最もルーチンワーク化されている、
ドーナッツやハンバーガー店の接客を考えて見ましょう。

前提条件とは、来客者、天候や時間などが挙げられます。

来客者が、子供の場合、老人の場合、カップルの場合…といった所までは
何を勧めるかをマニュアル化されていると思います。

しかし、アフリカのマサイ族が来たら、ワンコがお使いに来たら、
宇宙人が来たら・・・どうするか・・・までは考えていません。
(もし来たら、目が点になって身動きできないでしょうが・・・)

つまり、当たり前として無意識化している前提条件が変わってしまえば、
仕事の内容が変わるということになります。

天候が雨の場合と晴れの場合で、時間が早朝と夕飯時の場合で、
接客態度を変えていくことで、来場者の反応は大きく変わります。

お客さんが笑ってくれた、ついでにもう一つ商品を買ってくれた・・・

いつものルーチンワークで、新しい発見をすることが出来るようになります。

これは、目の前に相手がいない、設計開発や事務の仕事でも同じです。

納期を急ぐ仕事が入った時、この忙しい時に…私も暇ではない…と
嫌々仕事をこなしていくのではなく、

依頼者が今すぐほしいのに手に入らないと困っているからなのか、
依頼をすっかり忘れていたためなのか・・・

そんな前提条件を考えると、この仕事を早く仕上げた時の依頼者の喜ぶ顔が
浮かんで来るはずです。そうすると手抜きせずに集中力を持って仕事が出来ます。


< チャレンジ意欲の減退を起さないために >

『明日のために、将来のために、いま何かをやろう』

と、常にプラス思考で考えられる人は全体の1〜2割、残りの人は

『失敗したらどうしよう、やろうやろうと思うのだが…』

と、日本人はどちらかと言えばマイナス思考や現状維持思考が強い
と云われています。

また、日本には『一つの領域の仕事を長年続けていると、その領域での
経験や知識が貯まり、どんなに才能がなくても、一芸に秀でる』
という思想があります。

これらが多くの人を『タコツボ型人間』に作っている原因だと思います。

(一芸に秀でた人は、チャレンジと失敗の連続の上に成り立っている
のですが…)

そこでまず、貯蓄と投資の違いを理解してもらう必要があります。

・貯蓄とは、将来に「1」を使えるように、今「1」を貯めること
・投資とは、貯めた「1」を使って、将来「10」に変える行動をすること

技術やノウハウをいくら蓄積しても、それを具現化し商品化しなければ
宝の持ち腐れです。生前にいくら貯金をしても、死んだらお終いです。

また、その人が持つノウハウや知識は、使っても減らずに、
使えば使うほど増えるものです。

つまり自分の知識やノウハウは、使う行動をしなければ、貯蓄してきた
意味が無いことを指しています。

ですから、使うチャンスを作る、作ってあげることが重要になります。

ただ、プラス思考の人には、新しい仕事のチャンスがあれば良いのですが、
マイナス思考や現状維持思考の人は、どうすれば良いのでしょうか

私どもの研修などでは、

『3年後の自分に宛てた手紙』

を書くことをお勧めしています。

書き方は、

まず、3年後の置かれている環境を想像して、
このまま行けば自分がどのようになっているかを想像します。

そして、将来の自分になったつもりで、

・この3年間にやってきたこと
・反省点や後悔していること

を書き出し(仮想ですが)、

・これから自分は何をすべきか
・駄目な自分だけど、やれば出来るぞと自分を励ます言葉

を書き出す、そんな手紙です。

仮想なので、自由に書けるのですが、書いた内容は

実は、将来困らないために、今やるべきことが書いてあります。

そうです、先ほどの説明で云う、

『投資ではなく貯蓄として今やるべき』

と書いてある内容なのです。

なかなか投資的な行動が取れない方は、是非一度試して見て下さい。


以上

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